From: Jo
Backhouse
To: Karl
Anderson
Date: 17
October
Subject:
Support for Judy
Dear Karl,
I received a
call from Judy a couple of days ago to discuss some of the issues that she was
having and I
thought I’d give you a heads-up on what was said, seeing that you are Judy’s
project team
leader.
Judy really
enjoys working with you and the team and finds the project very interesting,
but I
think she’s
feeling a bit lost and struggling to see the big picture. It seems that she’s
been given a fair amount of autonomy to carry out the tasks that you’ve given
her, and of course
this level of
delegation is not uncommon in your branch. But I believe in her Tokyo office, she
is used to a
bit more managerial direction and guidance and so is finding this international
project quite
daunting.
When I asked
her about meeting her deadlines, she mentioned that due to the recent changes
to the project
timeline, her goalposts have been moved, and she doesn’t seem to really
understand why
this has happened. Bearing in mind that she’s also facing simultaneous
deadlines from
her department in Tokyo,
we can presume that she might be feeling a bit
stretched.
Looking ahead,
I was wondering if we could make it easier for Judy by offering her more
direction when
setting her tasks, at least until she learns the ropes and gets used to working
unsupervised. I
think she’d also appreciate you giving her a clearer idea on how her role in
the team fits
into the overview of things. Do you think you could maybe outline the group and
individual
targets at your next team meeting and that way, everyone not only gets a
reminder
of the end
goal, but each team member, including Judy, might have a more holistic view of
the
whole project?
I was also
thinking it might help to touch base with her every so often to make sure that
she’s
up to date with
any changes to the overall plan of attack. In the meantime, I’ll write to her
manager in the Tokyo office and see how
aware they are of the deadlines you’ve given her,
and if they
could in some way review her responsibilities and co-ordinate her tasks so that
she
doesn’t
constantly feel pulled in both directions.
Judy is an
extremely conscientious worker and is eager to contribute positively to the
team.
Personally, I
think she is someone with high potential and will be an asset to our
international
projects if
properly mentored. I’m keen to know your thoughts on the matter and am open to
any suggestions
on how we could better support Judy so that she has a more smooth-sailing
experience on
the team.
Best regards,
Jo Backhouse
Head of
Department
International
Projects
Adapted: British Council
من: جو باكهاوس
إلى: كارل أندرسون
تاريخ: 17 تشرين أوّل -
أكتوبر
موضوع: دعم العاملة جودي
عزيزي كارل،
لقد تلقيتُ مكالمة هاتفية
من جودي منذ يومين، وقد اتصلت بي لأجل النقاش حول بعض المواضيع التي كانت قد
انشغلت بها، وفكَّرتُ بأن أقدم لك ملاحظاتي عمّا قالته، لأنك تشغل منصب إدارة
المشروع الذي تعمل جودي فيه.
تستمتع جودي بالعمل معك
ومع الفريق حقاً وترى بأن المشروع هام للغاية، لكن،
أرى بانها تشعر بالقليل من الضياع وتبذل الكثير من الجهود إزاء فهم كامل الأمور.
يبدو بأنها أُخذت قدراً واضحاً من الإستقلالية لكي تقوم بتنفيذ المهام التي كلفتها
بها، وبالطبع، مستوى التفويض هذا إستثنائياً في فرعك. لكن، أعتقد بأنه في
مكتبها في طوكيو، قد تعودت على حضور القليل من التوجيه والإرشاد، وبالتالي، تجد بان
هذا المشروع الدولي مخيف أو مُثبِّط للهمة فعلاً.
عندما
سألتها حول الإجتماع بها خلال مراحل إنجاز العمل الأخيرة، أشارت إلى أن هذا يتوقف
على التغييرات الجديدة في زمن سير المشروع، لقد تغيرت أولوياتها، وهي لا تتمكن من
فهم ما قد جرى حقاً. يجب أخذ عيشها مراحل إنجاز العمل
الاخيرة من مكتبها في طوكيو بصورة متزامنة مع عملها بهذا المشروع بعين الإعتبار أيضاً، ولهذا، يمكننا
التسليم بانها ربما تشعر بالقليل من الإجهاد.
بالنظر إلى المستقبل،
تساءلتُ إن نستطع جعل الأمر أسهل على جودي من خلال تقديم بعض التوجيه لإنجاز
مهامها، إلى أن تتعلم كيف تقوم بالعمل لوحدها ودون تلقي توجيه أو إرشاد. أرى بأنها
ستُقدِّر قيامك بتقديم فكرة واضحة حول تأديتها لدورها في الفريق وإمتلاكها لنظرة
شاملة حول الأشياء. هل ترى بانه ربما يمكنك شرح الخطوط العريضة للمجموعة وللأهداف
الفردية في إجتماع فريقك القادم، وبالتالي، لن يتذكر كل واحد منهم هدف العمل
النهائي فحسب، بل سيمتلك كل أعضاء الفريق، وبينهم جودي، رؤية متكاملة للمشروع
برمته؟
كذلك، فكرتُ بأنه ربما
يساعد بحث الأمر معها على التأكد من إستعدادها للتعامل مع أية تغيرات في الإنجاز
الشامل للعمل. في غضون ذلك، سأكتب إلى مديرها في مكتب طوكيو وأرى كيف يتصرفون حيال
مراحل العمل الأخيرة التي قد أعطيتها لها أنت، وإن يتمكنوا من إعادة النظر في
مسؤولياتها وتنسيق مهامها، لأنها لن تتمكن من السير في الإتجاهين معاً بذات
الوقت.
جودي، هي عاملة تعي
دورها جيداً وتتلهف للإسهام بعمل الفريق على نحو بنّاء. شخصياً، أرى بأنها شخصاً ذو طاقة كبرى ووجودها في مشاريعنا الدولية إضافة قيِّمة إن
تتلقى التوجيه المناسب. أتشوَّقُ لمعرفة أفكارك حول هذه القضية وأنا مُنفتِح على
أيّ إقتراح يطال كيفية تحقيق الدعم لجودي، التي لديها الكثير من الخبرة في فريق
العمل.
مع فائق التحيات،
جو باكهاوس – رئيس مكتب
المشاريع الدولية
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق